Podíamos ter feito uma ferramenta que servisse para qualquer negócio. Teria sido mais fácil de vender e muito mais fácil de construir. Escolhemos o contrário: compreender a fundo uma única área e cobri-la por inteiro.
Nenhuma clínica nos disse «preciso de um CRM». Disseram-nos coisas muito mais concretas, e todas apontavam para o mesmo sítio.
Uma agenda de um lado. As fichas dos pacientes em pastas, ou num processador de texto. Os consentimentos informados assinados em papel e digitalizados à mão. A faturação noutro programa que não comunica com nada. Os lembretes, enviados do telemóvel pessoal de quem estivesse na receção. E uma folha de cálculo a servir de cola entre tudo o resto. Funcionava, sim: à custa de alguém se lembrar de tudo.
Experimentámos o que havia: plataformas que servem tanto para uma imobiliária como para um gabinete de contabilidade ou um ginásio. E o problema está aí. Um software genérico gere «clientes» e «eventos». Não sabe o que é uma consulta de avaliação pré-cirúrgica, nem o que é um consentimento informado, nem porque é que uma rinoplastia não se marca no mesmo bloco operatório que uma sessão de medicina estética. Cada clínica acabava por forçar o software até ele não aguentar mais.
Decidimos apostar no vertical: abdicar do «serve para qualquer negócio» para podermos dizer «sabe o que faz». É uma renúncia cara — o mercado encolhe de repente —, mas muda a conversa: em vez de explicar ao software como funciona uma clínica, o software já chega a saber.
É aqui que a maioria para, e percebemos porquê: fazer uma agenda bonita é viável; fazer a agenda, a ficha clínica, os orçamentos, os consentimentos assinados, a faturação com Verifactu, o registo de horas e os pagamentos online é outra ordem de grandeza. Mas cada peça que falta volta a abrir uma folha de cálculo, e uma folha de cálculo aberta arrasta tudo o resto consigo. Ou é completo, ou não serve.
A última coisa que acrescentámos não foi um ecrã, mas alguém que atende: agentes de voz e de WhatsApp que respondem à chamada às dez da noite, esclarecem a dúvida, fazem a marcação e deixam o registo no histórico. Porque o trabalho administrativo de uma clínica não acontece só em horário de expediente.
Plataforma. Não uma por tarefa: a agenda, a ficha clínica e a fatura são o mesmo sistema.
A receção com IA não fecha: responde, filtra urgências e faz marcações de madrugada.
Folhas de cálculo necessárias. Se precisar de uma, é porque nos falta uma funcionalidade.
Da faturação com Verifactu integrada, sem programa de contabilidade à parte.
Nenhuma funcionalidade entra só porque fica bem numa demo. Entra quando um cirurgião ou um médico de medicina estética no ativo confirma que lhe poupa tempo numa terça-feira qualquer, às onze da manhã.
Ficha clínica, fotografias, consentimentos e faturas ficam com rastreabilidade: quem fez, quando e a partir de onde. Se um dia lhe pedirem, está documentado.
A IA atende os seus pacientes; a si, atendemos nós. Quando algo não funciona, responde-lhe alguém que conhece a sua clínica, não um número de ticket.
Meia hora chega para perceber se isto encaixa na sua forma de trabalhar. E, se não encaixar, dizemos-lhe.